# workyoo

> workyoo ist eine datenschutzkonforme All-in-One-Projektmanagement-Software für kleine und mittlere Teams, entwickelt und gehostet in Deutschland von der Code Piraten GmbH. Die Software bündelt Aufgaben, Kundenverwaltung, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement, Wissensmanagement und Teamkommunikation in einer Plattform.

## Über workyoo

- **Hersteller**: Code Piraten GmbH, Deutschland
- **Hosting**: Deutschland (DSGVO-konform, AVV verfügbar)
- **Zielgruppe**: Kleine und mittlere Teams (2–50 Personen)
- **Kategorie**: Projektmanagement, Task-Management, CRM, Zeiterfassung, Wiki, Dokumentenmanagement
- **Preismodell**: Freemium — 2 Teammitglieder kostenlos, ab dem 3. Mitglied €3,50/Monat netto
- **App-URL**: https://team.workyoo.com
- **Website**: https://www.workyoo.com

## Kernfunktionen

### Aufgaben & Projekte
- Aufgaben erstellen, zuweisen und in Projekten organisieren
- 8 Ansichten: Kanban-Board, Listenansicht, Wochenplan, Canvas, Eisenhower-Matrix, Tabellenansicht, Teamauslastung (Workload-Heatmap), Timeline/Roadmap (Gantt)
- Subtasks, Checklisten, Anhänge, Kommentare, Zeiterfassung pro Task
- Private Tasks, Prioritäten, Tags, Schlagworte
- Smart Filter (regelbasiert, ähnlich Apple Reminders)
- Drag & Drop zwischen Ansichten und Spalten, Datei-Drop direkt auf Tasks
- Task-Vorlagen (Templates) mit Subtasks, Checklisten und Variablen
- Revisions-Workflow (Pending → Approved/Rejected) mit eigenem Tab
- Bulk Actions: Mehrere Tasks gleichzeitig bearbeiten (Status, Bearbeiter, Projekt, Löschen)
- Einheitliche Kontextmenüs und Toast-Benachrichtigungen mit Undo-Funktion

### Workflows & Automatisierung
- Mehrstufige Workflows mit automatischer Bearbeiter- und Verantwortlicher-Zuweisung
- Verzweigungen und Abhak-Berechtigungen pro Step (any, assignee, owner, both)
- Automatisierungs-Engine: Trigger (Task erstellt/geändert/erledigt), Bedingungen (Status, Projekt, Tag, Priorität), Aktionen (Status setzen, Bearbeiter zuweisen, Benachrichtigung senden)
- Outgoing Webhooks für alle Task/Projekt/Kunden-Änderungen

### Kundenverwaltung (CRM)
- Kunden mit Kontakten, Projekten und Tasks verknüpfen
- Kunden-Kategorien: Kunde, Lieferant, Partner, Dienstleister, Sonstige
- Aktivitäten-Timeline, Quick Notes, Wiedervorlagen (Follow-Ups)
- Kundenportal: Kunden können eigene Tasks einsehen
- Lead-Pipeline und Lead-Status
- 3-Spalten-Adressbuch-Layout mit Kategorie-Gruppierung
- Eigene Felder (Custom Fields) für Kunden und Kontakte
- vCard-Import (.vcf)

### Zeiterfassung & Arbeitszeiterfassung
- Zeiteinträge pro Task, Projekt und Kunde
- Stempeluhr & Timer
- Urlaub, Krankheit, Überstunden, Vertragssets
- Arbeitszeitvalidierung nach deutschem Arbeitszeitgesetz (Pausenprüfung)
- Monatsabschluss (Monate sperren)
- Abwesenheitskalender mit Teamübersicht
- PDF/CSV-Export, Stundenzettel pro Kunde mit kundenspezifischen Preisen
- Separate Lizenzierung als Premium-Plugin

### Dokumentenmanagement (DMS)
- Kostenloses Plugin für Dokumentenverwaltung
- Ordnerstruktur mit Berechtigungen pro Ordner
- Kategorien, Anhänge, Wiedervorlagen, Chat pro Dokument
- Eigene Felder (Custom Fields) für Dokumente
- OCR-Texterkennung (tesseract.js) für PDFs und Bilder — komplett lokal, ohne Cloud
- Volltextsuche über Dokumenteninhalte (MeiliSearch)
- PDF-Vorschau direkt im Browser
- Revisions-Workflow für Dokumente (Pending → Approved/Rejected)

### Wiki & Wissensmanagement
- Teamweite Wissensdatenbank (Knowledge Base)
- Ordnerstruktur, Berechtigungen, Dateianhänge
- TipTap-basierter Rich-Text-Editor mit Sticky Toolbar
- Tasks direkt in Wiki-Seiten verknüpfen
- Öffentliche Links zum Teilen
- Premium-Plugin

### Meetingprotokolle
- Protokolle erstellen mit Teilnehmern, Agenda, Inhalt
- Tasks direkt im Protokoll anlegen und verknüpfen
- Externe Teilnehmer aus mandantenweitem Adressbuch
- Protokoll per E-Mail versenden (mit HTML-Template)
- Öffentlicher Share-Link (zeitlich begrenzt: 7/30/90 Tage oder permanent)
- Interne Notizen (nicht öffentlich, nicht in E-Mails)
- Protokoll-Ordner zur Organisation
- Quick-Protokoll Dashboard Widget mit Preset-Sets

### Formulare (Intake Forms)
- Öffentliche Formulare ohne Login
- Erstellen automatisch Tasks, Kunden und Kontakte
- DOI-Bestätigung per E-Mail, Spam-Schutz
- Einbettbar per iframe/JS-Snippet
- Custom Branding (eigene Farben und Logo)
- Kostenloses Plugin

### Teamarbeit & Kommunikation
- Echtzeit-Updates via WebSocket
- Aufgaben kommentieren, Dateien anhängen per Drag & Drop
- @Erwähnungen mit Benachrichtigungen
- Team-Kalender mit Abwesenheiten, Events (mit Uhrzeit) und Geburtstagen
- Kalender-Sync via iCal-Feed (Google Calendar, Apple Calendar, Outlook)
- Teamauslastung: visuelle Heatmap der Workload pro Person und Woche
- Task-Lock-Anzeige: sehen wer gerade einen Task bearbeitet
- Sprints, Teams und Tags direkt aus der Sidebar erstellen
- Setup-Wizard für neue Teams

### Dashboards & Widgets
- Personalisierbares Dashboard mit konfigurierbaren Widgets
- Widgets: Tasks heute, Verantwortung heute, Schnell-Protokoll, Kalender-Sync, Arbeitszeiten, Genehmigungen, Dokumentenmanagement
- Persönliche und Team-Ansichten

### Globale Suche
- Cmd+K / Ctrl+K Schnellsuche über alle Bereiche
- Suche über Tasks, Projekte, Kunden, Kontakte, Dokumente (inkl. OCR-Inhalte)
- Letzte Suchbegriffe werden gespeichert

### Integrationen & Plugins
- Plugin-System (aktivierbar pro Team): Kalender-Sync, Knowledge Base, Zeiterfassung, DMS, Formulare, Automatisierungen, SSO, Public API
- Public REST API mit Bearer-Token-Authentifizierung und Rate Limiting (120 Req/Min)
- 1.000 API-Calls/Monat kostenlos, erweiterbar in 10k/50k Paketen
- Microsoft Entra ID / Azure AD SSO
- Slack-Integration (Tasks via /workyoo-Befehl erstellen)
- Mattermost-Integration
- Outgoing Webhooks
- Deep-Link Support (Desktop-App öffnet Tasks direkt aus Browser-Links)

### KI-Assistent (optional, Beta)
- Chat-basiertes Plugin mit Claude (Anthropic) als KI-Modell
- Komplett optional: Solange nicht aktiviert, werden keine Daten an die KI übermittelt
- Funktionen: Tasks erstellen, Dokumente durchsuchen, Protokolle anlegen, Ansichten erstellen, Fragen zu workyoo beantworten
- Granulare Datenschutz-Einstellungen: Pro Bereich (Tasks, Projekte, Kunden, Wiki, Dokumente) einzeln steuerbar
- Berechtigungen: Erstellen und Auswerten separat konfigurierbar, serverseitig durchgesetzt
- 50 kostenlose Anfragen/Monat, erweiterbar in 500er/2.000er-Paketen
- Datenverarbeitung: Anthropic (USA), max. 30 Tage gespeichert, nicht für KI-Training verwendet
- Aktivierung erfordert explizite Bestätigung der Datenverarbeitung durch den Superadmin

### Sicherheit & Datenschutz
- Hosting in Deutschland, ISO 27001 zertifiziertes Rechenzentrum
- DSGVO-konform, AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) über DSGVOO-Integration
- AES-256-GCM Verschlüsselung für Dateien und sensible Daten
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP)
- Rollenbasierte Berechtigungen (Superadmin, Admin, Mitglied, Gast)
- Virenscanner (ClamAV) für Datei-Uploads
- Magic-Byte-Validierung + Extension-Whitelist für Uploads
- Cross-Tenant-Isolation
- Tägliche verschlüsselte Backups
- Nur technische Cookies (kein Tracking, keine Werbung)

## Preise

| Komponente | Frei | Kostenpflichtig |
|---|---|---|
| Teammitglieder | 2 | €3,50/Monat netto pro weiteres Mitglied |
| Speicher | 25 MB | 100 MB Paket für €2,50/Monat netto |
| Zeiterfassung | 2 Mitglieder | €2,50/Monat netto pro weiteres Mitglied |
| Knowledge Base (Wiki) | 2 Mitglieder | €2,50/Monat netto pro weiteres Mitglied |
| Microsoft Entra SSO | 2 Mitglieder | €1,00/Monat netto pro weiteres Mitglied |
| Public API | 1.000 Calls/Monat | €4,90/Monat netto pro 10.000 Calls |
| Dokumentenmanagement (DMS) | Kostenlos | — |
| Formulare (Intake Forms) | Kostenlos | — |
| Automatisierungen | Kostenlos | — |
| Kalender-Sync | Kostenlos | — |
| KI-Assistent | 50 Anfragen/Monat | 500 Anfragen oder 2.000 Anfragen als Pakete |

Alle Preise zzgl. 19% MwSt. Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit.

## Technische Details

- **Frontend**: React (Vite), Tauri (Desktop-App für macOS)
- **Backend**: Node.js (Express)
- **Datenbank**: PostgreSQL
- **Suche**: MeiliSearch (Volltextsuche inkl. OCR-Inhalte)
- **OCR**: tesseract.js (lokal, keine Cloud)
- **Echtzeit**: WebSocket
- **Dateien**: Lokaler Storage + externer Mount, ClamAV-Scan
- **Desktop**: Tauri Mac-App (Apple-signiert und notarisiert, Auto-Update)

## Links

- [Startseite](https://www.workyoo.com): Produktübersicht und Preise
- [Tasks & Aufgaben](https://www.workyoo.com/tasks): Aufgabenverwaltung im Detail
- [Ansichten](https://www.workyoo.com/views): Alle 8 Task-Ansichten
- [Kundenverwaltung](https://www.workyoo.com/kunden): CRM-Funktionen
- [Zeiterfassung](https://www.workyoo.com/zeiterfassung): Zeittracking & Arbeitszeiterfassung
- [Wiki](https://www.workyoo.com/wiki): Knowledge Base
- [Dokumente](https://www.workyoo.com/dokumente): Dokumentenmanagement (DMS)
- [Workflows](https://www.workyoo.com/workflows): Automationen & Workflows
- [Teamarbeit](https://www.workyoo.com/teamarbeit): Kollaboration & Echtzeit
- [Projektmanagement](https://www.workyoo.com/projektmanagement): Projektübersicht
- [Integrationen](https://www.workyoo.com/integrationen): Slack, API, Kalender, Webhooks
- [Dokumentation](https://www.workyoo.com/docs): Vollständige Nutzer-Dokumentation
- [Changelog](https://www.workyoo.com/changelog): Versionshistorie
- [News](https://www.workyoo.com/news): Feature-Highlights
- [Registrieren](https://team.workyoo.com/register): Kostenlos starten
- [Login](https://team.workyoo.com): Einloggen

## Häufig gestellte Fragen (FAQ)

**Ist workyoo kostenlos?**
Ja, für bis zu 2 Teammitglieder ist workyoo dauerhaft kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich. Viele Plugins (DMS, Formulare, Automatisierungen, Kalender-Sync) sind ebenfalls kostenlos.

**Wo werden die Daten gespeichert?**
Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet.

**Ist workyoo DSGVO-konform?**
Ja. workyoo ist DSGVO-konform und bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) an, der direkt in der App abgeschlossen werden kann.

**Gibt es eine Desktop-App?**
Ja, workyoo ist als Tauri-App für macOS verfügbar (Apple-signiert und notarisiert, mit Auto-Update).

**Kann ich workyoo mit guestoo kombinieren?**
Beide Produkte werden von der Code Piraten GmbH entwickelt. Für guestoo-Kunden gibt es einen exklusiven Gutscheincode: GUESTOO26 (+1 Teammitglied, +1 ZE-Mitglied, +1 Wiki-Mitglied kostenlos).

**Welche Projektmanagement-Methoden unterstützt workyoo?**
workyoo unterstützt Kanban, Scrum/Sprints, GTD (Eisenhower-Matrix), Gantt (Timeline), freies Canvas-Board, klassische Listenansichten, Tabellenansicht und Workload-Heatmaps.

**Gibt es eine API?**
Ja, eine Public REST API ist als optionales Plugin verfügbar (Authentifizierung via Bearer-Token, 1.000 Calls/Monat kostenlos).

**Welche Integrationen gibt es?**
Slack, Mattermost, Google Calendar, Apple Calendar, Outlook (via iCal), Microsoft Entra SSO, Outgoing Webhooks, Public API und Deep Links für die Desktop-App.

**Was kostet Dokumentenmanagement?**
Das DMS-Plugin ist komplett kostenlos und enthält Ordner mit Berechtigungen, OCR-Texterkennung, Volltextsuche und Wiedervorlagen.

**Gehen Daten an die KI?**
Nur wenn du das Plugin aktivierst. Der KI-Assistent ist komplett optional. Solange er nicht eingeschaltet ist, werden keinerlei Daten an die KI übermittelt. Nach der Aktivierung kann der Superadmin granular steuern, welche Bereiche die KI sehen darf. Alle Einschränkungen werden serverseitig durchgesetzt.