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Neues Plugin 10. September 2026

Kalender — ein Kalender für dein Team, auch in Apple Kalender

Das neue Kalender-Plugin macht workyoo zum gemeinsamen Kalender des Teams. Termine werden in workyoo oder in Apple Kalender gepflegt und sind per CalDAV sofort auf beiden Seiten da — mit App-Passwort pro Gerät. Einladungen an Kunden gehen zentral über workyoo raus, mit Zusagen-Buttons in jedem Mailprogramm; Antworten und sogar Freitext-Mails landen automatisch am Termin. Jeder Termin ist eine vollwertige workyoo-Seite mit Inhalt, Dateien, Chat und Verknüpfungen — nur „Meine Notizen“ bleiben privat. Dazu: Tages-Menü mit Termin, Team-Event, „Wo arbeite ich“ und Zeiterfassung, Ebenen für Abwesenheiten, Bürotage und Geburtstage, Terminfinder, Aufgabe und Protokoll aus dem Termin sowie persönliche Wichtigkeit und Abwesenheits-Konflikte mit „Absagen / Behalten“.

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Neues Plugin 5. Juni 2026

Organigramm — Stellen, Hierarchien & Vertretung

Das neue Organigramm-Plugin bildet ab, wer was macht, wer wen vertritt und wie die Hierarchien sind — stellenbasiert nach ISO 9001:2015 §5.3. Mit disziplinarischen, fachlichen und Eskalations-Berichtslinien, externen Personen (DSB/ISB), Funktionsbereichen sowie Farbe & Icon je Stelle. Das interaktive Diagramm bietet Sichten für Aufbau und Funktion, einen Fokus-Modus und PDF-Export (Diagramm + Stellenbeschreibung). Jedes Teammitglied bekommt eine eigene „Meine Stellen“-Seite. Und das Beste: zusammen mit der Zeiterfassung warnt der Urlaubsantrag, wenn eine vertretene Person gleichzeitig frei hat — Admins sehen bei der Freigabe die genauen Überschneidungstage.

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Feature 28. Mai 2026

Stundenabrechnung & Reisekosten — alles an einem Ort

Die neue Seite Stundenabrechnung bündelt alles, was am Monatsende ansteht: KPI-Übersicht mit Monatsumsatz-Diagramm und Top-5-Kunden, tenant-weite Zeiten-Liste mit Bulk-mark-billed und separater Auslagen-Tab mit zwei Status-Dimensionen (Kunde abgerechnet ↔ Mitarbeiter erstattet). Für die Erstattung gibt es jetzt einen unterschriftsreifen Beleg-PDF pro Mitarbeiter. Dazu Reisezeit mit km-Erfassung, Fahrtziel-Auswahl aus Kundenadressen und Auslagen-Pauschalen direkt am Ticket — alles fließt automatisch in Stundenzettel, PDF und CSV ein.

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Neues Plugin 27. Mai 2026

Teamumfragen — schnell abstimmen, ohne Mail-Pingpong

Neues Plugin für kurze Umfragen im Team: freie Optionen oder Terminvorschläge, pro Frage ein Stimmen-Limit, optional anonym, mit Frist und manuellem Schließen. Bei abwesenden Teilnehmern wird ein Urlaubs-Hinweis eingeblendet, damit du weißt, warum jemand noch nicht gestimmt hat. Eigenes Dropdown in der TopBar, Gruppen sind nur für Mitglieder sichtbar.

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Feature 22. Mai 2026

Tabellen-Ansichten für Kunden & Projekte

Was es bisher nur für Aufgaben gab, ist jetzt auch für Kunden und Projekte da: freie Spalten-Auswahl (inkl. Eigene Felder und Adress-Spalten je Label), persistente Spalten-Reihenfolge, Inline-Edit für Status und Lead-Status, Bulk-Aktionen, CSV-Export. Dazu der neue Team-Kalender als eigener View-Typ und ein Views-Schnellzugriff in der TopBar — alle Ansichten suchbar, ein Klick wechselt direkt.

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Plugin 8. Mai 2026

Verspieltes — Konfetti und Wochenend-Banner

Optionales Plugin für kleine Momente Freude im Alltag: Konfetti beim Erledigen einer Aufgabe und ein Wochenend-Banner, wenn der letzte Timer vor dem freien Tag gestoppt wird — auch für Brückentage und Urlaubsbeginn. Für Web und iOS, pro Team aktivierbar. Wer's nüchterner mag, lässt es einfach aus.

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Neues Plugin 24. April 2026

Mindmaps — Wissen und Strukturen visuell erfassen

Neues Plugin auf Basis von Mind-Elixir: Mindmaps in Ordnern organisieren, Berechtigungen pro Ordner vergeben, einzelne Knoten mit Aufgaben verknüpfen. Knoten bekommen Notizen, Links, Icons und Farben. Umschaltbar zwischen klassischem Mindmap- und Sitemap-Layout. Import aus XMind, Export nach PNG, SVG, Markdown, HTML, OPML oder JSON. Mindmaps per /mindmap in Wiki-Seiten einbetten oder per öffentlichem Token-Link teilen (7/30/90 Tage). Alle Inhalte erscheinen in der Volltextsuche (Cmd+K) — mit Berechtigungs-Check pro User.

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Neues Plugin Beta 23. April 2026

IMAP-Mail — E-Mails direkt in workYoo

Jedes Teammitglied verbindet eigene IMAP-Postfächer direkt in workYoo. Mit einem Klick werden Mails zu Aufgaben, Kontakten oder Kunden — Inhalt und Anhänge werden übernommen, Firma und Name werden automatisch erkannt. Auf „Mein Datum“ legen bringt Mails direkt in den Wochenplan. Wiedervorlage mit Datum + Notiz taucht neben Kunden und Dokumenten im bekannten Widget auf. Kurze Antworten per SMTP direkt aus workYoo, mit automatischem Threading und Kopie in den Gesendet-Ordner. Bilder und PDFs aus Anhängen vorschaubar ohne Download. Passwörter AES-256 verschlüsselt, Anhänge mit ClamAV gescannt und verschlüsselt abgelegt.

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Neues Plugin 21. April 2026

Büroplanung — wer ist wann wo?

Neues Plugin für hybride Teams: Wochenweise eintragen, wer im Büro, Homeoffice oder beim Kunden ist. Standorte mit Kapazität + Adresse, Zeitfenster für geteilte Tage, Team-Matrix als Vollansicht und Widget aufs Dashboard. Dazu eine direkte Verbindung zur Zeiterfassung: beim Timer-Start wird der geplante Standort automatisch übernommen. Optional erscheinen die Einträge im Teamkalender-iCal-Feed. Kostenlos für alle Teams.

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Feature 15. April 2026

Tasks blitzschnell anlegen — mit Befehlen direkt im Titel

Beim Anlegen einer Aufgabe können jetzt direkt im Titelfeld Eigenschaften per Tastatur gesetzt werden: @Person für Bearbeiter oder Verantwortlichen, #Projekt, !Kunde, p1–p3 für Priorität, a1–a5 für Aufwand und i1–i5 für Impact. Datumsangaben wie „morgen“, „nächsten Dienstag“ oder „in 3 Tagen“ werden automatisch als Mein-Datum erkannt. Ein Dropdown mit passenden Optionen erscheint sofort — navigierbar per Tastatur.

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Neues Plugin 6. April 2026

Posteingang — Briefe dokumentieren

Neues Plugin für ISO-konforme Posteingangs-Dokumentation: Eingehende Briefe in Ordnern erfassen, Absender mit Kunden verknüpfen, QR-Aufkleber für Labeldrucker drucken und Scans als Anhang speichern. Kostenlos für alle Teams.

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Neues Plugin 31. März 2026

KI-Assistent (Beta)

Neues optionales Chat-Plugin mit künstlicher Intelligenz: Tasks erstellen, Dokumente durchsuchen, Protokolle anlegen und Fragen beantworten — alles per natürlicher Sprache. Komplett optional: Solange nicht aktiviert, gehen keine Daten an die KI. Granulare Datenschutz-Einstellungen pro Bereich, serverseitig durchgesetzt. 50 Anfragen/Monat kostenlos.

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Feature 31. März 2026

Setup-Wizard, Bulk Actions & Preiskalkulator

Neue Teams starten jetzt mit einem Schritt-für-Schritt-Einrichtungsassistenten. Bulk Actions ermöglichen die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Tasks (Status, Bearbeiter, Löschen) mit einheitlichen Kontextmenüs. Das neue Toast+Undo-System zeigt Aktionsbestätigungen mit Rückgängig-Option. Die globale Suche merkt sich jetzt die letzten Suchbegriffe. Auf der Website gibt es einen interaktiven Preiskalkulator. Dazu: Abwesenheitskalender, Intake-Form-Branding und Security-Fixes.

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Neues Plugin 29. März 2026

Dokumentenmanagement (DMS)

Neues kostenloses Plugin für Dokumentenverwaltung: Ordnerstruktur mit Berechtigungen, Kategorien, Anhänge, Wiedervorlagen und Chat. Inklusive automatischer Texterkennung (OCR) für PDFs und Bilder — komplett lokal ohne Cloud. Dokumente erscheinen in der globalen Volltextsuche. Dazu: vereinheitlichte Sidebar, Sticky-Toolbar und Performance-Verbesserungen.

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Feature 24. März 2026

Adressbuch-Redesign & Kunden-Kategorien

Das Adressbuch erstrahlt in neuem 3-Spalten-Layout: Kunden-Sidebar (nach Kategorie gruppiert), Kontaktliste und Detailansicht. Kunden lassen sich jetzt als Kunde, Lieferant, Partner, Dienstleister oder Sonstige kategorisieren. Kontakte können per vCard-Datei (.vcf) importiert werden. Dazu: einheitliche Avatare mit Rollen-Ringen, verbesserte Zeiterfassung und Portal-Benachrichtigungen.

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Feature 21. März 2026

Task-Vorlagen, Revisions-Workflow & Checklisten

Neue Task-Vorlagen (Templates) ermöglichen wiederverwendbare Aufgaben-Blueprints mit Subtasks, Checkliste und Variablen. Checklisten bieten leichtgewichtige Checkpunkte direkt am Task. Der neue Revisions-Workflow führt einen Qualitätsprüfungsprozess ein (Pending → Approved/Rejected) mit eigenem Tab und Übersichts-View. Der Team-Kalender zeigt jetzt Events mit Uhrzeit und Geburtstage an.

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Feature März 2026

Eigene Felder, Protokoll-Ordner & Live-Fortschritt

Kunden und Kontakte lassen sich jetzt mit individuellen Feldern erweitern — Text, Auswahl, Checkbox, Rich Text und mehr. Protokolle können in Ordnern organisiert werden (Drag & Drop wie im Wiki). Kunden und Projekte zeigen Live-Fortschrittsbalken. Neue @Mention-Benachrichtigungen im Chat.

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Feature März 2026

CRM: Aktivitäten-Timeline, Quick Notes & Wiedervorlagen

Kunden werden zum CRM-Hub: Die neue Aktivitäten-Timeline zeigt alle Vorgänge chronologisch — Aufgaben, Protokolle, Zeiteinträge und Dateien. Quick Notes ermöglichen schnelle Notizen direkt am Kunden. Wiedervorlagen mit Datum, E-Mail-Benachrichtigung und Dashboard-Widget sorgen dafür, dass kein Follow-Up vergessen wird. Wiki-Seiten lassen sich jetzt direkt mit Kunden verknüpfen.

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Feature März 2026

Workflows & Automatisierung

Definiere mehrstufige Abläufe für dein Team: z.B. Eingeplant → In Bearbeitung → Prüfung → Fertig. Pro Schritt lassen sich Bearbeiter automatisch zuweisen und Verzweigungen einrichten — z.B. nach der Prüfung entweder Korrektur oder Fertig. Die Fortschrittsanzeige erscheint direkt auf der Task-Karte. Alle Schritte sind klickbar, falls manuell zurückgesetzt werden muss.

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Integration März 2026

Slack Integration

Erstelle Tasks direkt aus Slack heraus per /workyoo Slash-Command. Weise Teammitglieder zu, wähle Projekte und setze Prioritäten — alles in einer Zeile. Die Antwort erscheint sofort im Channel. Verifizierung über Slacks HMAC-SHA256 Signing Secret.

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Integration März 2026

Mattermost Integration

Das Mattermost-Plugin verbindet deinen selbst-gehosteten Chat mit workYoo. Per /workyoo Slash-Command erstellst du Tasks mit Zuweisung, Projekt, Priorität und Beschreibung — direkt aus dem Channel heraus. Eine Bestätigung erscheint sofort im Chat.

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Feature März 2026

Gruppen & Team-Organisation

Organisiere dein Team in Gruppen — z.B. nach Abteilung, Standort oder Projekt. Gruppen können als Filter in Views verwendet werden und steuern Wiki-Berechtigungen. Automatische Synchronisation mit Microsoft Entra-Gruppen bei aktivem SSO-Plugin.

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Update März 2026

Dashboard-Widgets, Planer & Benachrichtigungen

Die Dashboard-Widgets „Meine Tasks heute“, „Meine Verantwortung“ und „Meine Woche“ zeigen jetzt wahlweise „Mein Datum“, „Geplanter Start“ oder beides an. Das Release-Widget wurde zu „Releases & Meilensteine“ erweitert. Der Planer unterstützt einen dritten Modus „Start-Datum“. Neue tägliche Benachrichtigungen für Deadline, Geplanter Start und Meilenstein (in-App + Digest-E-Mail).

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Neue Ansichten März 2026

Teamauslastung & Timeline/Roadmap

Zwei neue Ansichtstypen für bessere Kapazitätsplanung und Projektübersicht. Die Teamauslastung zeigt eine farbcodierte Heatmap der geplanten Stunden pro Teammitglied und Tag — mit Drag & Drop zum Umplanen. Die Timeline/Roadmap bietet eine Gantt-ähnliche Zeitleiste mit drei Zoom-Stufen, Meilenstein-Markern und Sprint-Overlays.

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Feature März 2026

Task-Abhängigkeiten & Subtask-Sortierung

Tasks können jetzt voneinander abhängig gemacht werden: „Task X muss erledigt sein, bevor Task Y abgeschlossen werden kann“. Ein interaktiver SVG-Graph visualisiert die Abhängigkeitskette. Subtasks lassen sich per Drag & Drop individuell sortieren. Außerdem: Sprint-Bulk-Move, Protokoll- & Wiki-Duplikation.

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Feature März 2026

Wiederkehrende Aufgaben & Erinnerungen

Aufgaben können jetzt auf zwei Arten wiederholt werden: „Nach Abhaken“ erstellt eine neue Instanz bei Erledigung, „Fixer Zeitpunkt“ arbeitet kalenderbasiert — ideal für regelmäßige Termine. Erinnerungen wiederholen sich automatisch und werden bei neuen Instanzen mit angepasstem Datum übernommen.

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Feature März 2026

Word- & TXT-Dokumente importieren

Word-Dokumente (.docx) und Textdateien (.txt) lassen sich jetzt per Drag & Drop auf Wiki-Ordner ziehen. Der Inhalt wird automatisch konvertiert, die erste Überschrift als Titel verwendet und das Original als Anhang gespeichert — mit Virenscan und Speichervolumen-Tracking. Auch mehrere Dateien gleichzeitig sind möglich.

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Update März 2026

Wiki-Berechtigungen & Drag-and-Drop

Das Wiki unterstützt jetzt granulare Ordner-Berechtigungen — per User oder Gruppe steuerst du, wer Inhalte sehen oder bearbeiten darf. Dokumente lassen sich per Drag & Drop zwischen Ordnern verschieben, und Dateien können direkt auf ein Dokument gezogen werden. Dazu: Volltextsuche über alle zugänglichen Seiten und ein neues Bild-Aktionsmenü im Editor.

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Neues Plugin März 2026

Wiki / Knowledge Base

Das neue Wiki-Plugin ist eine zentrale Wissensdatenbank für dein Team. Erstelle Seiten mit Rich-Text-Editor, organisiere sie in Ordnern mit Berechtigungen und teile Wissen per öffentlichem Link — ohne Login für Empfänger. Mit Bearbeitungssperre, Seiten-Beobachtung und Volltextsuche.

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Neues Plugin März 2026

Zeitabrechnung: Stundensätze & Stundenzettel

Das neue Plugin „Zeitabrechnung“ erweitert die Zeiterfassung um Zeitarten mit Stundensätzen, kundenspezifische Preise und automatisch generierte Stundenzettel. Einträge lassen sich als abgerechnet markieren und per PDF mit Kundenlogo exportieren — alles direkt in workYoo.

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Neue Ansichten März 2026

Eisenhower-Matrix & Tabellen-Ansicht

Zwei neue Ansichtstypen: Die Eisenhower-Matrix priorisiert Aufgaben in vier Quadranten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die Tabellen-Ansicht bietet ein frei gestaltbares Raster mit Überschriften-Zellen, Zellen-Merge und Task-Platzierung per Drag & Drop. Beide Views unterstützen automatische Aktionen beim Verschieben.

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Feature März 2026

Rechnungsversand & Kalender-Uhrzeiten

Rechnungen werden jetzt automatisch als PDF mit ZUGFeRD-XML per E-Mail versendet. Release-Datum und Mein Datum unterstützen optionale Uhrzeiten für präzise Kalender-Events. Passwortänderungen beenden automatisch alle anderen Sitzungen.

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Feature März 2026

Spotlight-Suche & Stripe-Zahlung

Mit ⌘K öffnest du jetzt die neue Spotlight-Suche — durchsuche Tasks, Kunden und Protokolle in Echtzeit und erstelle direkt neue Einträge. Außerdem neu: Stripe-Integration für Zahlungen, Rechnungsadresse mit USt-IdNr., verbesserte Avatar-Initialen und optimierte Dashboard-Widgets für neue Teams.

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Security Audit März 2026

Penetration-Test: 22/22 Findings behoben

Ein umfassender Security-Audit hat 22 potenzielle Schwachstellen identifiziert — alle wurden vollständig behoben und verifiziert. Highlights: PBKDF2-Schlüsselableitung, Schema-Validierung auf allen API-Eingaben, JWT-Token-Revocation beim Logout, API-Versionierung und erweiterte Security-Header. Dazu: Deep Links mit Team-Wechsel und verbessertes Multi-Tenant-Verhalten.

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Sicherheit März 2026

Dateiverschlüsselung & Backups

Alle hochgeladenen Dateien werden jetzt mit AES-256-GCM verschlüsselt auf dem Server gespeichert. Jede Datei erhält einen individuellen Initialisierungsvektor für maximale Sicherheit. Dazu kommen tägliche verschlüsselte Backups und Rate Limiting für den Dateizugriff — damit deine Daten jederzeit geschützt sind.

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Feature Januar 2026

Meetingprotokolle mit E-Mail & Share

Erstelle strukturierte Meetingprotokolle mit Teilnehmern, Themen und direkt verknüpften Tasks. Sende das fertige Protokoll per E-Mail an alle Teilnehmer — intern wie extern. Oder teile es über einen öffentlichen Link mit konfigurierbarer Gültigkeit. Dein mandantenweites Adressbuch merkt sich alle Kontakte.

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Integration Februar 2026

Kalender-Sync für alle Apps

Synchronisiere deine workyoo-Aufgaben per iCal-Feed direkt mit Apple Kalender, Google Calendar oder Microsoft Outlook. Events enthalten Projektname, Kunde, Status und einen Direkt-Link zum Task. Du entscheidest pro Aufgabe, ob sie im Kalender erscheint — über das neue Plugin-System.

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App März 2026

Desktop-App für macOS

workyoo gibt es jetzt als native macOS-App. Gebaut mit Tauri für minimalen Ressourcenverbrauch und maximale Performance. Unterstützt Deep Links (workyoo://), automatische Updates, Dark Mode und Benachrichtigungen. Code-signiert und von Apple notarisiert für sichere Installation.