Alles, was du über workyoo wissen musst — von der ersten Aufgabe bis zur API.
workYoo ist eine All-in-One Plattform für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Meetingprotokolle und Team-Zusammenarbeit — von der einfachen To-do-Liste bis zum komplexen Sprint-Workflow.
So startest du in wenigen Minuten mit workYoo:
Aufgaben (Tasks) sind die zentrale Entität in workYoo. Alles dreht sich um sie — von der Statusverfolgung bis zur Zeiterfassung.
In jeder Listenansicht befindet sich links neben dem Titel ein runder Checkbox-Button. Klicke darauf, um die Aufgabe als erledigt zu markieren — es erscheint ein kurzer Confetti-Effekt und du hast 5 Sekunden Zeit zum Rückgängig-Machen. Danach verschwindet die Aufgabe aus der Liste. Auch Unteraufgaben können direkt in der aufgeklappten Liste abgehakt werden. Wenn eine Aufgabe Unteraufgaben hat, werden beim Abhaken auch alle offenen Unteraufgaben automatisch als erledigt markiert.
Status und Erledigt-Checkbox werden bidirektional synchronisiert — an allen Stellen in der App, auch in der Task-Detailansicht und beim Drag & Drop in Boards: Wenn du eine Aufgabe per Checkbox als erledigt markierst, wird der Status automatisch auf den „Erledigt“-Status (z. B. „Fertig“) gesetzt. Umgekehrt gilt: Wenn du den Status einer erledigten Aufgabe auf einen anderen Wert änderst (z. B. zurück auf „In Arbeit“ oder per Drag & Drop in eine andere Spalte), wird die Aufgabe automatisch als nicht erledigt markiert und erscheint wieder in der Liste.
Klicke auf den Titel einer Aufgabe, um die Detailansicht zu öffnen. Alle Felder können direkt in der Seitenleiste oder im Vollbild-Modus bearbeitet werden.
Die Priorität kennt drei Stufen: Niedrig (grau), Mittel (gelb) und Hoch (rot). Du kannst Aufgaben nach Priorität sortieren, um immer am Wichtigsten zu arbeiten.
Jede Aufgabe zeigt an, wer sie erstellt hat und wer sie zuletzt geändert hat — jeweils mit vollem Namen und Zeitstempel. Über das Uhr-Icon (🕓) in der Detailansicht kannst du den vollständigen Änderungsverlauf aufklappen. Dort siehst du chronologisch, welche Felder wann und von wem geändert wurden.
Die Historie bleibt auch erhalten, wenn ein Benutzer aus dem Team entfernt oder gelöscht wird — der Name wird bei jeder Aktion fest gespeichert.
Der Tab Verlauf zeigt jede Änderung als Timeline mit Avataren: Wer hat wann welches Feld geändert, inklusive Von-Wert und Nach-Wert. Bei M:N-Feldern (z. B. Bearbeiter) wird die Änderung als natürlicher Satz angezeigt, z. B. Stefan hat Anna als Bearbeiter hinzugefügt. Status-Änderungen zeigen die Statusnamen statt interner IDs.
Bei Klick auf einen Eintrag Beschreibung geändert öffnet sich ein Dialog, der die alte und neue Beschreibung nebeneinander anzeigt — so lässt sich genau nachvollziehen, was in langen Beschreibungen geändert wurde.
Unter Admin → Task-Vorlagen können Templates erstellt und verwaltet werden. Eine Vorlage enthält: Titel (mit {{variable}}-Platzhaltern), Beschreibung, Priorität, Projekt-, Kunden-, Tag- und Sprint-Zuordnungen sowie Checkliste und Subtasks.
Nutze Platzhalter wie {{Kundenname}} oder {{Datum}} im Titel — sie werden beim Erstellen aus der Vorlage abgefragt.
Vorlagen nutzen: Im Dashboard über den Aus Vorlage-Button im Neuer-Task-Widget, in der Cmd+K-Suche oder über Als Vorlage speichern im Drei-Punkte-Menü eines bestehenden Tasks. Vorlagen können als geteilt (Team) oder privat (nur du) markiert werden.
Tasks verfügen über einen eigenen Revision-Tab (Diamant-Icon) in der Detailansicht. Der Revision-Workflow umfasst mehrere Status: Keine Revision → Offen (muss geprüft werden) → Abgeschlossen oder Beanstandet. Beim Markieren kann eine Notiz hinterlegt werden, beim Abschließen oder Ablehnen ein Kommentar des Revisors.
Über Revision entfernen werden alle Revisionsdaten gelöscht. Mit Erneut zur Revision wird der Status auf Offen zurückgesetzt.
Auf TaskCard und TaskRow erscheinen farbige Badges: orangefarbenes "R" (offen), grünes "R✓" (abgeschlossen), rotes "R!" (beanstandet). Im Smart-Filter kann nach Revisionsstatus gefiltert werden (Offen, Abgeschlossen, Beanstandet, Keine).
Neben Subtasks gibt es eine einfache Checkliste im Subtask-Tab. Checkpunkte können hinzugefügt, abgehakt, inline bearbeitet, per Drag & Drop sortiert und gelöscht werden. Auf der TaskCard wird ein Fortschritts-Badge angezeigt (z. B. 3/5). Maximal 100 Items pro Task.
Checklisten eignen sich für schnelle To-do-Listen innerhalb eines Tasks — ohne den Overhead von vollwertigen Subtasks.
Mit dem Clipboard-Button (unten rechts) kannst du Aufgaben vorübergehend zwischenlagern und in eine andere Ansicht oder ein anderes Projekt ziehen.
Im Kommentarbereich einer Aufgabe kannst du Teammitglieder mit @ erwähnen. Tippe @ gefolgt vom Namen — es erscheint ein Dropdown mit passenden Vorschlägen. Wähle eine Person per Klick oder mit den Pfeiltasten + Enter aus. Erwähnte Personen erhalten eine Benachrichtigung, auch wenn sie nicht Bearbeiter oder Verantwortlicher der Aufgabe sind.
Die @-Erwähnung ist ideal, um Personen gezielt in eine Diskussion einzubeziehen, ohne sie der Aufgabe zuweisen zu müssen.
Bilder (JPG, PNG, GIF, WebP, SVG) werden als Vorschau-Thumbnails in einem Raster angezeigt. Ein Klick auf ein Bild öffnet eine Vollbild-Vorschau. Andere Dateitypen (PDF, Office, ZIP) erscheinen weiterhin als Dateiliste mit Download-Button.
Auf Task-Karten und in der Listenansicht werden die Avatare der Bearbeiter und Verantwortlichen angezeigt. Ist eine Person sowohl Bearbeiter als auch Verantwortlicher, erscheint ihr Avatar nur einmal — mit einem blauen Rand als Kennzeichnung.
Zu jeder Aufgabe können beliebig viele Erinnerungen angelegt werden. Jede Erinnerung hat einen Titel, ein Datum/Uhrzeit und einen Empfänger. Standardmäßig wird die Erinnerung an dich selbst gesendet. Du kannst den Empfänger auf „Alle Bearbeiter“, „Alle Verantwortlichen“, „Bearbeiter & Verantwortliche“ oder „Bestimmte Mitglieder“ ändern.
Wiederkehrende Erinnerungen
Erinnerungen können sich automatisch wiederholen. Wähle beim Anlegen einer Erinnerung einen Rhythmus (Täglich, Wöchentlich, Alle 2 Wochen, Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich oder Individuell). Nach dem Versand wird die Erinnerung nicht als erledigt markiert, sondern das Datum automatisch auf den nächsten Termin verschoben — solange die Aufgabe noch offen ist. Wird die Aufgabe erledigt, stoppt die Wiederholung automatisch.
Erinnerungen bei wiederkehrenden Aufgaben
Wenn eine wiederkehrende Aufgabe eine neue Instanz erzeugt (egal ob „Nach Abhaken“ oder „Fixer Zeitpunkt“), werden alle noch nicht gesendeten Erinnerungen mitkopiert. Der zeitliche Abstand zum Release-Datum bleibt dabei erhalten: War die Erinnerung z.B. 3 Tage vor dem Release-Datum geplant, liegt sie beim neuen Task ebenfalls 3 Tage vorher. Auch die Wiederholungseinstellung der Erinnerung wird übernommen.
Beim Duplizieren einer Aufgabe mit Unteraufgaben erscheint ein Dialog, in dem du wählen kannst, ob die Unteraufgaben mitkopiert werden sollen. Es werden maximal 2 Ebenen kopiert (Unteraufgaben und deren direkte Unteraufgaben). Alle Verknüpfungen (Projekte, Sprints, Kunden, Tags, Bearbeiter) werden ebenfalls übernommen.
Die Duplikat-Funktion ist über das Drei-Punkte-Menü im Task-Detail oder per Rechtsklick auf eine TaskCard erreichbar.
Alle Chat-Eingabefelder (Task, Projekt, Kunde, Team-Chat) passen ihre Höhe automatisch an den eingegebenen Text an. Das Task-Chat-Feld wächst bis zu 60 % der Viewport-Höhe, sodass auch längere Nachrichten komfortabel geschrieben werden können.
Manche Aufgaben fallen regelmäßig an — wöchentliche Berichte, monatliche Abrechnungen oder tägliche Routinen. Mit der Wiederholen-Funktion erledigt workYoo das Neuanlegen automatisch. Es gibt zwei Wiederholungs-Modi: Nach Abhaken (neue Instanz bei Erledigung) und Fixer Zeitpunkt (kalenderbasiert, unabhängig von der Erledigung).
Bei wöchentlicher Wiederholung kannst du gezielt einzelne Wochentage (Mo–So) auswählen, an denen die Aufgabe wiederholt werden soll. Mehrfachauswahl ist möglich — so lässt sich z. B. eine Aufgabe nur für Montag, Mittwoch und Freitag einrichten.
Für „Fixer Zeitpunkt“ ist ein Release-Datum erforderlich — es bestimmt den Startpunkt der Wiederholung. Ohne Release-Datum wird ein auffälliger Hinweis angezeigt.
Aufgaben können beliebig tief verschachtelt werden. Eine Unteraufgabe ist eine vollwertige Aufgabe — sie hat eigene Status, Felder, Zeiteinträge und kann selbst wieder Unteraufgaben haben.
Wenn du eine Unteraufgabe öffnest, erscheint oben ein Indigo-Banner mit dem Hinweis "Unteraufgabe von [Titel]". Klicke darauf, um direkt zur übergeordneten Aufgabe zu springen.
In allen Ansichten (Liste, Board, Wochenplan, Canvas, Tasks-Seitenleiste) wird an jeder Aufgabe automatisch ein Expand-Icon mit Anzahl angezeigt, sobald Unteraufgaben vorhanden sind. Klicke darauf, um die Unteraufgaben direkt in der Ansicht auszuklappen — sie werden bei Bedarf nachgeladen. Unteraufgaben selbst sind in den Tages- oder Statusspalten ausgeblendet; sie erscheinen nur beim Aufklappen der Elternaufgabe.
Tasks können voneinander abhängig gemacht werden: „Task X muss erledigt sein, bevor Task Y abgeschlossen werden kann.“ Dies hilft, Arbeitsabläufe zu strukturieren und sicherzustellen, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt werden.
Wenn du versuchst, einen Task als erledigt zu markieren, der noch offene Vorgänger hat, erscheint ein Warnhinweis mit der Liste der blockierenden Tasks. Klicke auf einen Blocker, um direkt zu diesem Task zu navigieren.
Im Tab „Abhängigkeiten“ wird unterhalb der Listen ein SVG-Graph angezeigt, der die gesamte Kette aus Vorgängern und Nachfolgern visualisiert. Grün = erledigt, Grau = offen, Orange = blockiert, Blau = aktueller Task. Klicke auf einen Knoten, um direkt dorthin zu navigieren.
In der Sidebar kannst du einen neuen View vom Typ „Abhängigkeiten“ erstellen. Dieser zeigt alle Tasks mit mindestens einer Abhängigkeit als interaktiven Gesamtgraph. Klicke auf einen Task im Graph, um die Detailansicht zu öffnen.
Status beschreiben den aktuellen Bearbeitungsstand einer Aufgabe. In workYoo werden Status vollständig angepasst — du legst fest, welche Status in deinem Team existieren und in welcher Reihenfolge sie erscheinen.
Status und Erledigt-Checkbox sind bidirektional verknüpft — überall in der App (Aufgabenliste, Task-Detail, Board-Drag&Drop): Wird eine Aufgabe per Checkbox als erledigt markiert, springt der Status automatisch auf den als „Erledigt“ definierten Status (z. B. „Fertig“). Wird der Status einer erledigten Aufgabe manuell auf etwas anderes gesetzt (z. B. „In Arbeit“ oder per Drag&Drop in eine andere Board-Spalte), wird die Aufgabe automatisch als nicht erledigt markiert und erscheint wieder in offenen Listen.
Projekte gruppieren thematisch zusammengehörige Aufgaben. Ein Projekt kann ein Kundenprojekt, ein Produkt, eine Kampagne oder ein internes Vorhaben sein.
Öffne eine Aufgabe und wähle im Feld Projekt das gewünschte Projekt aus. In Ansichten kannst du nach Projekten filtern, um nur relevante Aufgaben zu sehen.
Im Admin-Bereich kann ein Projekt auf inaktiv gesetzt werden. Inaktive Projekte werden in der Sidebar, in Filtern und in der Zuordnung am Task ausgeblendet. Ist ein inaktives Projekt jedoch bereits einer Aufgabe zugeordnet, wird es dort weiterhin angezeigt — mit grauer Schrift, Durchstreichung und dem Zusatz (archiviert).
Das Archivieren gilt ebenso für Sprints, Kunden und Tags. Inaktive Elemente verschwinden aus allen Dropdowns und Filtern, bleiben aber bei bereits zugeordneten Aufgaben sichtbar und als archiviert gekennzeichnet.
Jedem Projekt können ein oder mehrere Kunden zugewiesen werden. Die Zuordnung erfolgt im Admin-Bereich unter Projekte → Bearbeiten über das Kunden-Dropdown.
Mit Workflows definierst du feste Abläufe für dein Team. Jeder Workflow besteht aus einer Abfolge von Status-Schritten, die ein Task durchläuft — z.B. Eingeplant → In Bearbeitung → Prüfung → Fertig. Workflows werden Projekten zugewiesen und steuern automatisch den Status und die Bearbeiter.
Bearbeite ein Projekt unter Admin → Projekte und wähle im Dropdown Workflow den gewünschten Workflow aus. Alle neuen Tasks in diesem Projekt starten automatisch beim ersten Schritt.
Pro Workflow-Schritt kannst du Benutzer und Gruppen konfigurieren, die automatisch als Bearbeiter zugewiesen werden, sobald ein Task diesen Schritt erreicht. Wähle dabei, ob vorherige Zuweisungen ersetzt oder ergänzt werden sollen.
Analog zur Bearbeiter-Zuweisung kannst du pro Schritt auch Verantwortliche (Benutzer und Gruppen) konfigurieren. Diese werden automatisch als Verantwortliche am Task eingetragen, sobald der Schritt erreicht wird. Klicke auf das Schild-Icon im Workflow-Editor, um den Bereich aufzuklappen.
Pro Schritt kannst du festlegen, wer den Schritt abhaken darf: Jeder (Standard), nur Bearbeiter, nur Verantwortlicher oder Bearbeiter oder Verantwortlicher. Nutzer ohne passende Rolle sehen einen deaktivierten Erledigt-Button mit Hinweis. Superadmins dürfen immer abhaken.
Standardmäßig folgt ein Task linear dem nächsten Schritt. Mit Transitions kannst du Weichen einbauen: z.B. nach „Prüfung“ entweder zu „Korrektur“ oder „Fertig“. Beim Abhaken erscheint dann ein Auswahl-Dialog. Konfiguriere Transitions über das Verzweigungs-Icon (GitFork) im Workflow-Editor.
In der Task-Ansicht sind alle Workflow-Schritte klickbar. Klicke auf einen beliebigen Schritt, um den Task dorthin zurückzusetzen — z.B. wenn versehentlich weitergeschaltet wurde. Es erscheint eine Bestätigung.
Sprints sind zeitlich begrenzte Arbeitszyklen (Iterationen), wie man sie aus agilen Methoden (Scrum, Kanban) kennt. Sie helfen dabei, die Arbeit in überschaubare Blöcke zu unterteilen und Fortschritte messbar zu machen.
Öffne eine Aufgabe und wähle im Feld Sprint den aktuellen Sprint. In der Board-Ansicht kannst du auch per Drag & Drop in eine Sprint-Spalte ziehen, wenn die Board-Konfiguration entsprechend eingerichtet ist.
Kunden ermöglichen es, Aufgaben einem bestimmten Auftraggeber zuzuordnen — nützlich für Agenturen, Freelancer und alle, die für mehrere Kunden arbeiten. Jeder Kunde kann Kontaktpersonen, Support-Stunden, externe Links und einen Lead-Status haben.
Jedem Kunden können beliebig viele Kontaktpersonen zugeordnet werden. Klicke in der Kundenbearbeitung auf „Kontakt hinzufügen“, um eine neue Kontaktperson anzulegen.
Kunden mit der Kategorie Kunde koennen einen Lead-Status erhalten, um den aktuellen Stand im Vertriebsprozess abzubilden. Der Lead-Status ist nur fuer diese Kategorie sichtbar. Der Status wird ueber farbige Pills im Bearbeitungsdialog gesetzt. Zusaetzlich kann eine Lead-Notiz hinterlegt werden.
Kunden mit Lead-Status erscheinen im Lead-Pipeline-Widget auf dem Dashboard als Mini-Kanban — gruppiert nach Status. So behältst du den Vertriebsprozess im Blick.
Im Tab „Kunden“ in der linken Sidebar siehst du alle aktiven Kunden. Klicke auf einen Kunden, um dessen Aufgaben zu filtern. Kunden mit Lead-Status zeigen einen farbigen Punkt neben dem Namen. Die Anzahl der Kontaktpersonen und die gesamten Support-Stunden werden ebenfalls angezeigt. Superadmins können Kunden direkt per Stift-Icon bearbeiten.
Aufgaben mit einem Kunden können gefiltert werden, um alle Arbeiten für einen bestimmten Kunden anzuzeigen. Dies ist besonders für die Zeiterfassung und Rechnungsstellung nützlich: In der Rechnungsansicht siehst du alle abrechenbaren Aufgaben pro Kunde.
Kunden können Dateien zugeordnet werden — per Upload-Button im Bearbeitungsdialog oder per Drag & Drop auf Kunden-Zeilen in der Seitenleiste und auf Kunden-Karten in der Lead-Pipeline.
Im Kunden-Bearbeitungsdialog werden die letzten 5 Meetingprotokolle angezeigt, die mit diesem Kunden verknüpft sind. Über einen Link kannst du direkt alle Protokolle aufrufen, die nach diesem Kunden gefiltert sind.
Der Tab Aktivitäten im Kunden-Dialog zeigt eine chronologische Übersicht aller Vorgänge zu diesem Kunden — aus verschiedenen Quellen zusammengeführt. Über Filter-Chips kannst du nach Typ filtern und mit „Ältere laden“ weitere Einträge nachladen.
Neue Notizen kannst du direkt oben in der Timeline eingeben — ohne den Tab zu wechseln. Die Notiz erscheint sofort in der Übersicht.
Erstelle kurze Notizen direkt am Kunden — ideal für Gesprächsnotizen, Anmerkungen oder To-dos. Notizen werden in der Aktivitäten-Timeline angezeigt und können vom Ersteller bearbeitet oder gelöscht werden. Superadmins können alle Notizen verwalten.
Setze ein Wiedervorlagedatum mit optionaler Notiz, um dich an eine Kontaktaufnahme zu erinnern. Das Datum erscheint als Badge in der Kunden-Sidebar (rot bei Überfälligkeit, amber bei ausstehend). In der Sidebar kannst du nach Kunden mit Wiedervorlage filtern.
Im Tab Wiki siehst du alle Wiki-Seiten, die mit diesem Kunden verknüpft sind. Die Verknüpfung wird in der Wiki-Seite über den Bereich Verknüpfungen → Kunde hergestellt. Ein Klick öffnet die entsprechende Wiki-Seite.
Unter Admin → Eigene Felder kannst du pro Entitätstyp (Kunde oder Kontakt) individuelle Felder definieren. Diese erscheinen im Tab Felder im jeweiligen Bearbeitungsdialog. Änderungen werden automatisch gespeichert.
Eigene Felder sind über die globale Suche (Cmd+K) durchsuchbar. Die Feldwerte werden auch in der Kunden-Übersicht berücksichtigt.
In der Kunden-Sidebar und im Kunden-Bearbeitungsdialog wird ein Fortschrittsbalken angezeigt, der den Anteil erledigter Aufgaben darstellt. Der Fortschritt aktualisiert sich live per WebSocket — ohne Seitenneuladen.
Kunden können mehrere Adressen mit unterschiedlichen Bezeichnungen hinterlegen. Die Adressen befinden sich im Kunden-Dialog im Tab Kontakte, oberhalb der Kontaktkarten. Jede Adresse enthält Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land und eine optionale Notiz.
Jede Bezeichnung kann nur einmal pro Kunde vergeben werden. Wähle die passende Bezeichnung beim Anlegen der Adresse.
Der Tab Projekte zeigt alle Projekte, die dem Kunden zugeordnet sind, inklusive Fortschrittsbalken (erledigte/offene Tasks). Zwei Aktionen stehen pro Projekt zur Verfügung: Tasks anzeigen (Klick auf das Task-Icon) filtert die Aufgabenliste nach dem Projekt, Projekt öffnen (Klick auf das Auge-Icon) öffnet den Projektdialog mit allen Details.
Nach dem Erstellen eines neuen Kunden bleibt der Dialog im Bearbeitungsmodus geöffnet. So kannst du direkt im Anschluss Kontakte, Adressen und eigene Felder ergänzen, ohne den Dialog erst schließen und wieder öffnen zu müssen.
Ansichten (Views) sind das Herzstück von workYoo. Jede Ansicht zeigt Aufgaben auf eine andere Art — mit eigenem Filter, eigener Gruppierung und eigener Sortierung. Du kannst beliebig viele eigene Ansichten erstellen und speichern.
Jede Ansicht kann privat (nur du), öffentlich (alle Teammitglieder) oder mit bestimmten Personen geteilt werden. Klicke mit der rechten Maustaste auf eine Ansicht in der Sidebar → "Bearbeiten", um die Sichtbarkeit zu ändern.
Der Smart Filter wird automatisch gespeichert. Gespeicherte Ansichten behalten ihren Filter bei — du findest ihn beim nächsten Öffnen unverändert vor. Alte Filter werden automatisch ins neue Format migriert.
Die Timeline reagiert auf deinen aktuellen Ansichtsfilter – zeige nur Aufgaben für bestimmte Projekte, Sprints oder Bearbeiter, indem du den Smart Filter konfigurierst.
Neue Aufgaben, die inline im Planer erstellt werden, erhalten automatisch das entsprechende Datum. Du kannst Dateien auf eine Spalte ziehen, um eine Aufgabe mit Anhang zu erstellen.
Das Dashboard ist deine Startseite nach dem Login und bietet eine Übersicht über deine wichtigsten Informationen auf einen Blick. Du erreichst es jederzeit über die Kachel „Dashboard“ in der linken Sidebar.
Deine Einstellungen werden automatisch im Browser gespeichert und sind beim nächsten Besuch wieder aktiv. Mit dem Zurücksetzen-Button kannst du jederzeit die Standard-Anordnung wiederherstellen.
Deine Preset-Sets werden automatisch im Browser gespeichert. Bestehende Voreinstellungen werden beim ersten Öffnen als „Standard“-Set migriert. Erstellte Tasks erscheinen direkt im Widget und können per Klick geöffnet werden.
Deine Filter-Einstellung wird automatisch im Browser gespeichert und ist beim nächsten Besuch wieder aktiv. Alte Filter im bisherigen Format werden automatisch migriert.
workYoo enthält eine vollständige Arbeitszeiterfassung als Plugin. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten per Timer oder manuell erfassen, Pausen werden gemäß ArbZG geprüft, Urlaub und Abwesenheiten lassen sich beantragen und genehmigen — inklusive PDF/CSV-Export und Monats-Sperrung für die Revisionssicherheit.
Das Plugin ist derzeit als Beta verfügbar und muss manuell unter Admin → Plugins aktiviert werden.
Unter Admin → Arbeitszeiterfassung siehst du die Mitarbeiterliste. Aktiviere die Zeiterfassung für einzelne Mitarbeiter und hinterlege deren Vertragssätze:
Alternativ zum Timer kannst du Arbeitszeiten manuell eintragen: Wähle Datum, Start- und Endzeit sowie optional eine Pause. Die Soll-Stunden für den Tag werden automatisch aus dem Vertrag berechnet.
Alle Zeiteinträge sind in der Monatsübersicht sichtbar. Du kannst Start- und Endzeit nachträglich bearbeiten oder Einträge löschen, solange der Monat noch nicht gesperrt ist.
Es kann immer nur ein Timer gleichzeitig laufen. Wenn du einen neuen Timer startest, wird der aktive automatisch gestoppt und gespeichert.
Pausen können manuell eingetragen oder automatisch abgezogen werden. workYoo prüft die Einhaltung der gesetzlichen Pausenregelung nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG):
Mitarbeiter können Urlaubsanträge direkt aus der Arbeitszeiterfassung stellen. Der Antrag durchläuft einen Genehmigungsprozess.
Mitarbeiter können Urlaub auch aus Überstunden nehmen, sofern diese Option vom Admin freigeschaltet wurde. Das Überstundenkonto wird dann automatisch reduziert.
Neben Urlaub können folgende Abwesenheitsarten erfasst werden:
Superadmins sehen alle offenen Anträge unter Admin → Arbeitszeiterfassung → Anträge. Jeder Antrag kann genehmigt oder mit Begründung abgelehnt werden.
Superadmins können abgeschlossene Monate sperren, um nachträgliche Änderungen zu verhindern. Gesperrte Monate sind revisionssicher — weder Zeiteinträge noch Abwesenheiten können bearbeitet werden.
Einmal gesperrt, kann ein Monat nicht mehr entsperrt werden. Stelle sicher, dass alle Einträge korrekt sind, bevor du sperrst.
Exportiere die Arbeitszeiten als PDF-Monatsreport oder als CSV-Datei (z. B. für DATEV oder Lohnbuchhaltung). Der Export enthält Soll/Ist-Stunden, Überstunden, Pausen, Urlaubs- und Krankheitstage.
Unter Admin → Arbeitszeiterfassung → Feiertage können gesetzliche Feiertage (nach Bundesland) und Betriebsferien gepflegt werden. Feiertage werden automatisch als arbeitsfreie Tage berücksichtigt, Betriebsferien buchen automatisch Urlaubstage.
Der Abwesenheitskalender zeigt alle genehmigten Abwesenheiten des Teams in einer Monatsübersicht. So siehst du auf einen Blick, wer wann verfügbar ist — ideal für die Kapazitätsplanung.
Im Abwesenheitskalender können alle Teammitglieder eigene Team-Events anlegen — mit Titel, Datum, frei wählbarer Farbe, optionalem Zeitraum (Start- und Endzeit) und einer Beschreibung. Events werden im Kalender für das gesamte Team sichtbar angezeigt. Beim Überfahren mit der Maus werden Zeitraum und Beschreibung im Tooltip angezeigt. Events sind auch im iCal-Feed enthalten — mit Uhrzeit als Termin statt Ganztages-Event.
Jedes Teammitglied kann optional seinen Geburtstag im Profil hinterlegen. Geburtstage werden im Abwesenheitskalender mit einem Kuchen-Icon angezeigt und sind ebenfalls im iCal-Feed enthalten. Die Anzeige kann per Pill-Toggle (AN/AUS) ein- und ausgeblendet werden.
Geburtstage werden nur angezeigt, wenn das Teammitglied sie freiwillig im eigenen Profil eingetragen hat.
Auf dem Dashboard stehen Widgets für die Arbeitszeiterfassung bereit: heutige Arbeitszeit mit Timer-Schnellstart, Überstundenkonto, Resturlaub und anstehende Abwesenheiten im Team.
Die Soll-Stunden eines Tages ergeben sich aus dem aktiven Vertragssatz. Pro Wochentag kann eine individuelle Stundenanzahl hinterlegt werden (z. B. Mo–Fr je 8 h, Sa/So 0 h).
Der Urlaubsanspruch wird pro Kalenderjahr berechnet und berücksichtigt den aktiven Vertragssatz.
Bei Abwesenheiten gelten unterschiedliche Regeln für die Überstundenberechnung — je nach Abwesenheitstyp.
Beim Urlaubsantrag kann die Option "Überstunden nutzen" aktiviert werden. Das System verbraucht dann Überstunden tagweise, basierend auf den Soll-Stunden des jeweiligen Wochentags.
Beim Starten des Timers kannst du optional eine andere Startzeit angeben. Klicke dafür auf den Link „Andere Startzeit“ neben dem Start-Button. Es öffnet sich ein Zeitfeld, in dem du die gewünschte Uhrzeit eingeben kannst. Die Startzeit darf nicht in der Zukunft liegen.
Im Bearbeitungsdialog eines Arbeitszeiteintrags oder Urlaubseintrags steht jetzt ein Löschen-Button zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Einträge löschen.
Arbeitszeiteinträge können nur gelöscht werden, wenn der zugehörige Monat nicht eingefroren ist. Urlaubseinträge können nicht gelöscht werden, wenn sie bereits genehmigt und in der Vergangenheit liegen.
Das Zeiterfassungs-Widget auf dem Dashboard zeigt drei Spalten: Gearbeitet (Live-Countdown mit voraussichtlichem Feierabend), Überstunden gesamt (kumuliertes Konto mit Hochrechnung nach Soll-Erreichung) und Resturlaub (aktuelles Jahr + Übertrag). Die Uhrzeit-Trennzeichen blinken bei laufendem Timer.
In der TopBar erscheint eine kompakte Anzeige der verbleibenden Arbeitszeit im Format H:MM:SS. Ein Klick öffnet das vollständige Zeiterfassungs-Widget als Dialog. Inline-Buttons für Pause und Stop ermöglichen schnelles Steuern ohne die aktuelle Ansicht zu verlassen.
Der Tab „Fehlende Tage“ in der persönlichen Zeiterfassung und in der Admin-Mitgliederansicht zeigt Arbeitstage der letzten 90 Tage ohne Einträge. Die Tage sind nach Monat gruppiert. Über den „+“-Button kannst du direkt einen Eintrag für den fehlenden Tag anlegen. Ein Badge am Tab zeigt die Anzahl der fehlenden Tage.
Zwei große 50/50-Karten zeigen die wichtigsten Kennzahlen: Überstunden (kumulierter Saldo, für Urlaub genutzt, ausbezahlt, dieses Jahr, Arbeitstage) und Urlaub (Restanspruch, Übertrag mit Verfallsdatum, genommen, Gesamtanspruch). Eine Icon-Leiste darunter zeigt Krank, Kind krank, Fortbildung, Unbezahlter Urlaub und Elternzeit — jeweils mit Tooltip. Die Arbeitsorte werden in einer weißen Box angezeigt.
Elternzeit ist als zusätzliche Abwesenheitsart verfügbar. Sie kann an allen Stellen eingetragen werden, an denen auch andere Abwesenheiten erfasst werden, und wird mit einem Herz-Icon dargestellt.
Ein einzelner lila + Hinzufügen-Button neben dem Seitentitel ersetzt die bisherigen einzelnen Aktions-Buttons. Er scrollt zum BottomDock und öffnet dort das Zeiterfassungs-Panel.
Admins können im Mitglieder-Detail Überstunden auszahlen (mit Datum und Notiz) und den Urlaubsanspruch pro Jahr anpassen (positiv oder negativ). Beide Vorgänge werden in der Mitgliederübersicht dokumentiert.
Unter Meine Arbeitszeiten findest du neben den Export-Buttons (PDF, CSV) einen Kalender-Button. Klicke darauf, um eine persönliche Kalender-URL zu erhalten. Diese URL kannst du in Apple Kalender, Google Calendar oder Outlook abonnieren — so siehst du deinen genehmigten Urlaub direkt im Kalender.
Der Kalender aktualisiert sich automatisch. Neue genehmigte Urlaubstage erscheinen nach wenigen Minuten im abonnierten Kalender.
Das Plugin "Zeitabrechnung" erweitert die integrierte Zeiterfassung um Zeitarten mit Stundensätzen, kundenspezifische Preise und automatisch generierte Stundenzettel. Es wird unter Admin → Plugins aktiviert und ist bei neuen Teams standardmäßig aktiv.
Unter Admin → Plugins → Zeitabrechnung (Zahnrad-Icon) findest du die Zeitarten-Verwaltung. Jede Zeitart hat einen Namen und einen optionalen Stundensatz (€/h). Die Systemart "Nicht bezahlt" ist nicht löschbar und wird für Einträge ohne Zuordnung verwendet.
Ist das Plugin aktiv, erscheint im Zeiterfassungs-Bereich einer Aufgabe ein Dropdown zur Auswahl der Zeitart. Beim Starten eines Timers oder manuellen Hinzufügen wird die gewählte Zeitart gespeichert.
In der Kundenbearbeitung erscheint ein neuer Bereich "Stundensätze". Hier kannst du für jeden Kunden individuelle Preise pro Zeitart festlegen, die den Standard-Satz überschreiben.
Im Kunden-Dialog findest du im Tab "Zeiten" den Button "Stundenzettel". Er öffnet eine Übersicht aller Zeiteinträge für einen wählbaren Zeitraum, gruppiert nach Zeitart mit Stundensätzen und Beträgen.
workYoo ist für die Zusammenarbeit im Team konzipiert. Jeder Workspace (Tenant) hat eigene Mitglieder mit unterschiedlichen Rollen.
Sobald ein Mitglied Projekt-Erstellungsrechte erhält (egal welche Stufe), erscheint in der Sidebar der Admin-Tab mit dem Punkt „Projekte“ sowie im Projekte-Seitenbereich ein „Zur Administration“-Link. Die Änderung wird per WebSocket sofort übertragen — kein Neuladen nötig.
Du kannst Mitglied in mehreren Teams sein. Über den User-Avatar in der TopBar oder das Sidebar-Menü kannst du zwischen Teams wechseln oder ein neues Team erstellen.
Jedes Team hat vollständig getrennte Daten — Aufgaben, Ansichten und Einstellungen werden nicht zwischen Teams geteilt.
Sobald ein Team zur Löschung vorgemerkt ist, sehen alle Mitglieder nur noch einen Hinweis-Bildschirm. Kein Zugriff auf Aufgaben oder andere Daten ist möglich. Superadmins können die Löschung dort direkt rückgängig machen.
Unter Admin → Branding kannst du das Erscheinungsbild deines Teams in E-Mails und im Kundenportal anpassen. So sehen Einladungen und Benachrichtigungen nach deinem Team aus — nicht nach workYoo.
Der Footer aller E-Mails enthaelt immer den Hinweis Gemacht mit workYoo — auch mit aktivem Team-Branding.
workYoo benachrichtigt dich in Echtzeit über relevante Änderungen in deinem Team.
Das Glocken-Symbol (🔔) in der TopBar öffnet das Benachrichtigungscenter. Dort siehst du alle Meldungen mit Zeitstempel. Klicke auf eine Benachrichtigung, um die Aufgabe direkt in einem Dialog zu öffnen — deine aktuelle Ansicht bleibt dabei erhalten.
Links in E-Mail-Benachrichtigungen öffnen automatisch die workYoo-App (wenn installiert) oder leiten dich im Browser zum Dashboard, wo die betroffene Aufgabe als Popup geöffnet wird. Bei Kommentar-Benachrichtigungen scrollt die Detailansicht direkt zum Team-Chat.
Innerhalb der Digest-Mail werden Tasks nach Team gruppiert, sodass du sofort siehst, welche Aufgabe zu welchem Team gehört.
Abonnements sind nützlich, wenn du eine Aufgabe beobachten möchtest, ohne selbst Bearbeiter oder Verantwortlicher zu sein — z. B. als Projektleiter oder wenn du eine externe Abhängigkeit im Auge behalten möchtest.
Über den sechs Einzel-Schaltern findest du den „Alle abonnieren“-Toggle. Ein Klick aktiviert oder deaktiviert alle sechs Benachrichtigungstypen auf einmal — du erhältst dann Benachrichtigungen wie ein Bearbeiter. Der Toggle zeigt drei Zustände: grau (kein Abo), hellblau (teilweise) und blau (alle abonniert).
workYoo ist als native macOS-App verfügbar. Die App bietet die gleiche Funktionalität wie die Web-Version, wird aber als eigenständige Anwendung installiert.
Die Desktop-App prüft beim Start automatisch auf Updates und informiert dich, wenn eine neue Version verfügbar ist.
workYoo-Daten sind hierarchisch und vernetzt. Das folgende Diagramm zeigt, wie alle Entitäten zusammenhängen:
Mit Meetingprotokollen dokumentierst du Besprechungen, Entscheidungen und nächste Schritte. Protokolle können mit Kunden, Projekten und Aufgaben verknüpft werden.
Du kannst direkt aus dem Protokoll neue Aufgaben erstellen oder bestehende verknüpfen. Neu erstellte Aufgaben erben automatisch die Kunden und Projekte des Protokolls.
Die Interne Notiz wird nicht in der E-Mail mitgesendet.
Der öffentliche Link zeigt eine schreibgeschützte Ansicht des Protokolls. Die Interne Notiz ist dort nicht sichtbar. Du kannst den Link jederzeit deaktivieren.
Protokolle unterstützen Dateianhänge — genau wie Aufgaben und Kunden. Dateien können direkt in der Protokoll-Detailansicht über den Upload-Bereich oder per Drag & Drop auf Protokoll-Zeilen in der Sidebar hochgeladen werden.
Protokolle haben drei Sichtbarkeitsstufen: Alle (jedes Teammitglied sieht das Protokoll), Nur Teilnehmer (nur zugewiesene Teammitglieder und der Ersteller) und Privat (nur der Ersteller selbst).
Nur der Ersteller kann ein Protokoll auf "Privat" setzen. Admins sehen private Protokolle nicht.
Wenn ein Teammitglied ein Protokoll bearbeitet, wird es automatisch fuer andere gesperrt. Ein gelbes Banner zeigt an, wer gerade bearbeitet. Die Sperre wird automatisch aufgehoben, sobald die Person das Protokoll verlaesst.
In der Protokoll-Sidebar kannst du Protokolle mit dem Smart Filter durchsuchen. Klicke auf das Filter-Icon neben der Suche, um den Filter einzublenden. Verfügbare Felder: Kunde, Projekt, Teilnehmer und Protokolldatum — mit allen Operatoren wie „ist einer von“, „vor Datum“, „zwischen“ etc.
Der Filter in der Protokoll-Sidebar funktioniert identisch zum Smart Filter in den Aufgaben-Ansichten — mit UND/ODER-Logik und verschachtelten Gruppen.
Protokolle können in Ordnern organisiert werden — analog zur Wiki-Struktur. Erstelle Ordner über den +-Button in der Protokoll-Sidebar und ziehe Protokolle per Drag & Drop in Ordner. Ordner sind auf- und zuklappbar. Status-Icons (Sichtbarkeit, öffentlicher Link) werden direkt am Protokoll angezeigt.
Du kannst Ordner verschachteln und Protokolle zwischen Ordnern verschieben. Nicht zugeordnete Protokolle erscheinen unter Ohne Ordner.
Das Wiki ist eine zentrale Wissensdatenbank fuer dein Team. Erstelle Seiten mit Rich-Text-Inhalten, organisiere sie in Ordnern mit Berechtigungen und teile Wissen intern oder per oeffentlichem Link.
Ordner bilden die Struktur deiner Wissensdatenbank. Du kannst Ordner verschachteln und mit individuellen Icons und Berechtigungen versehen.
Seiten sind die einzelnen Wissensbeitraege innerhalb eines Ordners. Jede Seite hat einen Rich-Text-Editor mit Formatierung, Tabellen, Bildern und Code-Bloecken.
Über den Tab Verknüpfungen kannst du Wiki-Seiten mit Projekten, Kunden und Aufgaben verknüpfen. Drei Buttons ermöglichen das schnelle Hinzufügen. Ein Klick auf eine Verknüpfung öffnet die jeweilige Entität direkt.
Teile Wiki-Seiten mit externen Personen — ohne Login.
Oeffentliche Links zeigen den Seiteninhalt und angehaengte Dateien. Die Seite wird ohne Navigation und ohne Login angezeigt. Du kannst den Link jederzeit deaktivieren.
Wenn ein Teammitglied eine Wiki-Seite bearbeitet, wird sie automatisch fuer andere gesperrt. Ein Banner zeigt an, wer gerade bearbeitet. Die Sperre wird automatisch aufgehoben, sobald die Person die Seite verlaesst.
Klicke auf das Auge-Icon, um eine Seite zu beobachten. Du erhaeltst dann eine Benachrichtigung, wenn jemand den Inhalt aendert.
Nutze die Suchleiste im Wiki, um Seiten nach Titel oder Inhalt zu durchsuchen. Ergebnisse zeigen den Ordnernamen und einen Textauszug mit hervorgehobenem Suchbegriff.
Jede Wiki-Seite hat einen vollstaendigen Versionsverlauf. Aenderungen werden automatisch protokolliert, wenn du die Bearbeitung beendest (nicht bei jedem Auto-Save). So kannst du jederzeit fruehere Versionen einsehen und wiederherstellen.
Der Verlauf wird bei folgenden Aktionen erstellt: Seite erstellt, Bearbeitung beendet (Sperre freigegeben), Seite verschoben und Version wiederhergestellt. Auto-Saves erzeugen keinen eigenen Verlaufseintrag.
Wiki-Vorlagen sind vorgefertigte Seitenstrukturen mit Platzhaltern, die beim Erstellen einer neuen Wiki-Seite ausgewaehlt werden koennen. Ideal fuer wiederkehrende Dokumentationsformate wie Meeting-Notizen, Projektbeschreibungen oder Onboarding-Guides.
Verwende den Button Standard-Vorlagen laden um vorgefertigte Vorlagen wie Meeting-Protokoll oder Projektbeschreibung zu importieren.
Bestimmte Platzhalter werden beim Einfuegen automatisch befuellt:
Zusaetzlich zu den Ordner-Berechtigungen koennen Berechtigungen direkt auf Seitenebene vergeben werden.
Seiten-Berechtigungen ueberschreiben Ordner-Berechtigungen. Superadmins haben immer Zugriff.
Seiten und Unterseiten koennen per Drag & Drop in der Seitenleiste neu angeordnet oder in andere Ordner verschoben werden.
In Wiki-Seiten koennen Dateien direkt hochgeladen und verlinkt werden. Unterstuetzte Formate: Bilder, PDFs und weitere gaengige Dateitypen.
Klicke auf ein eingefuegtes Bild um Groesse, Ausrichtung und alternativen Text zu bearbeiten.
Word-Dokumente (.docx) koennen direkt in den Editor importiert werden. Formatierungen, Ueberschriften und Bilder werden dabei uebernommen.
Das Dokumentenmanagement-Plugin ermoeglicht die zentrale Verwaltung von Dokumenten, Vertraegen und Dateien. Organisiere deine Dokumente in Ordnern mit Berechtigungen, nutze Kategorien, Wiedervorlagen und Volltextsuche.
Das Adressbuch ist eine zentrale Kontaktverwaltung für dein Team mit einem übersichtlichen 3-Spalten-Layout: Links die Kunden-Sidebar (gruppiert nach Kategorie), in der Mitte die Kontaktliste und rechts die Kontakt-Detailansicht. Alle Kontakte — ob kundengebunden oder frei — werden in einer einheitlichen Ansicht verwaltet und stehen als externe Teilnehmer bei Meetingprotokollen zur Verfügung.
Das Adressbuch besteht aus drei Bereichen: In der linken Sidebar sind alle Kunden nach Kategorie gruppiert (Kunden, Lieferanten, Partner, Dienstleister, Sonstige). Klicke auf einen Kunden, um dessen Kontakte in der mittleren Spalte anzuzeigen. Per Stift-Icon kannst du den Kunden direkt bearbeiten. Neue Kontakte werden automatisch dem ausgewählten Kunden zugeordnet. Die rechte Spalte zeigt die Details des ausgewählten Kontakts.
Kontakte können per vCard-Datei (.vcf) importiert werden — einfach per Drag & Drop in das Adressbuch ziehen. Die enthaltenen Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon, Firma, Adressen) werden automatisch übernommen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vorname | Vorname der Kontaktperson. |
| Nachname | Nachname der Kontaktperson. |
| E-Mail-Adresse des Kontakts. | |
| Firma | Zugehörige Firma oder Organisation. |
| Telefon | Telefonnummer des Kontakts. |
| Mobil | Mobilnummer des Kontakts. |
| Funktion | Rolle oder Position (z. B. „Geschäftsführer“, „Projektleiter“). |
| Kategorie | Kategorie des Kontakts (z. B. „Kunde“, „Unsortiert“). Kontakte mit der Kategorie „Kunde“ sind mit einem Kunden verknüpft. |
| Kurzbeschreibung | Optionale Notiz oder Kurzbeschreibung zum Kontakt. |
Auch für Adressbuch-Kontakte können unter Admin → Eigene Felder individuelle Felder definiert werden. Die Felder erscheinen im Tab Felder im Kontakt-Bearbeitungsdialog und werden automatisch gespeichert.
Die Feldtypen sind identisch zu den Kunden-Feldern: Text, Zahl, Datum, Einfach-/Mehrfachauswahl, Checkbox und Rich Text. Werte sind über Cmd+K durchsuchbar.
Um einen Kontakt aus dem Adressbuch zu löschen, öffne den Kontakt per Klick und klicke auf das Papierkorb-Symbol unten links. Bestätige die Löschung im Bestätigungs-Dialog. Hinweis: Gelöschte Kontakte können nicht wiederhergestellt werden.
Du kannst bestehende Kontakte aus dem Adressbuch direkt einem Kunden zuordnen. Öffne dafür den Kunden in der Kundenverwaltung und klicke im Kontakte-Bereich auf "Bestehenden Kontakt zuordnen". Über die Suchfunktion findest du den gewünschten Kontakt und kannst ihn per Klick dem Kunden zuweisen.
Auch Kontakte im Adressbuch können mehrere Adressen hinterlegen — mit denselben Bezeichnungen wie bei Kunden (Hauptadresse, Rechnungsadresse, Office, Lager, Lieferadresse). Felder: Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land, Notiz.
Wenn ein Kontakt im Adressbuch einem Kunden zugeordnet ist, wird im Bearbeitungsdialog ein Link zum Kunden angezeigt. Ein Klick öffnet direkt den Kunden-Dialog, sodass du schnell zwischen Kontakt und Kunde wechseln kannst.
Mit dem Kalender-Sync-Plugin kannst du deine workyoo-Tasks direkt in deinen Kalender (Apple, Google, Outlook) einbinden. So hast du Deadlines und persoenliche Arbeitstermine immer im Blick.
Das Kalender-Sync-Plugin ist standardmaessig fuer jedes Team aktiviert. Ein Superadmin kann es unter Admin > Plugins deaktivieren.
Du kannst beide Feeds gleichzeitig abonnieren, um sowohl deine persoenlichen Termine als auch die Release-Deadlines im Kalender zu sehen.
Bei "Mein Datum" und "Release-Datum" kannst du optional eine Uhrzeit angeben. Wenn eine Uhrzeit gesetzt ist, erscheint der Task im Kalender als Termin zur angegebenen Zeit (statt als Ganztages-Event). Das Zeitfeld wird automatisch eingeblendet, sobald ein Datum gesetzt ist.
Das Zeitfeld ist komplett optional. Wenn du keine Uhrzeit angibst, verhält sich der Kalender-Eintrag wie bisher.
Subtasks koennen genauso synchronisiert werden wie Haupttasks. Im Kalender werden sie mit dem Praefix [Sub] gekennzeichnet. In der Beschreibung des Kalendereintrags wird zusaetzlich der Name des uebergeordneten Haupttasks angezeigt.
Standardmaessig werden erledigte Tasks nicht synchronisiert. Du kannst dieses Verhalten im Profil unter "Kalender-Sync" aendern.
Wenn du fertige Tasks einblendest, werden sie im Kalender mit dem Praefix [✓] vor dem Titel angezeigt, damit du sie leicht erkennen kannst.
Im Dashboard findest du das Kalender-Sync-Widget, das dir beide Feed-URLs anzeigt und eine Kurzanleitung zur Einrichtung bietet. Dort kannst du die URLs direkt kopieren.
Die Feed-URLs enthalten einen persoenlichen Token, der als Authentifizierung dient. Dieser Token ist wie ein Passwort — teile ihn nicht mit anderen.
Sollte dein Token kompromittiert sein, kannst du ihn jederzeit im Profil unter "Kalender-Sync" neu generieren. Der alte Link funktioniert danach nicht mehr.
Das guestoo-Plugin verbindet workyoo mit dem Event-Management-System guestoo.de. Du kannst Events aus guestoo direkt als Projekte in workyoo anlegen und verwalten.
Die Zugangsdaten werden verschluesselt gespeichert. Das Client-Secret wird nach dem Speichern nicht mehr im Klartext angezeigt.
Bewahre das Client-Secret sicher auf — es wird in guestoo nur einmal angezeigt. Falls du es verlierst, musst du einen neuen API-Benutzer erstellen.
Nach der Einrichtung erscheint das guestoo Events-Widget auf dem Dashboard. Es zeigt alle zukuenftigen und undatierten Events aus deinem guestoo-Account. Du kannst die Liste durchsuchen und mit einem Klick ein Projekt fuer ein Event anlegen.
Klicke im Widget auf "Projekt anlegen" neben einem Event. workYoo erstellt automatisch ein Unterprojekt unter dem Sammelprojekt "guestoo". Das Projekt erhaelt den Namen des Events und wird mit dem guestoo-Event verknuepft.
Jedes Event kann nur einmal als Projekt angelegt werden. Bereits verknuepfte Events werden mit einem "Verknuepft"-Badge angezeigt und verlinken direkt zum Projekt.
Projekte, die mit einem guestoo-Event verknuepft sind, werden in der Projektliste und im Sidebar-Panel mit einem guestoo-Badge (Ticket-Icon) gekennzeichnet. Ein Klick auf den Badge oeffnet das Event direkt in guestoo.
Mit dem Mattermost-Plugin kannst du direkt aus einem Mattermost-Channel heraus Tasks in workYoo erstellen — per Slash-Command /workyoo. Die Integration ist einweg: Mattermost sendet an workYoo, eine Bestaetigung wird direkt im Chat angezeigt.
Optional: Kopiere das Token, das Mattermost nach dem Speichern anzeigt, und trage es in den workYoo Plugin-Einstellungen im Feld "Mattermost-Token" ein. Das dient als zusaetzliche Sicherheitsebene, ist aber nicht zwingend erforderlich.
Mit dem Slack-Plugin kannst du direkt aus einem Slack-Channel heraus Tasks in workYoo erstellen — per Slash-Command /workyoo. Die Integration ist einweg: Slack sendet an workYoo, eine Bestaetigung wird direkt im Channel angezeigt.
Das Signing Secret ist wichtig: workYoo verifiziert damit kryptographisch, dass eingehende Requests tatsaechlich von Slack stammen (HMAC-SHA256). Ohne Signing Secret funktioniert der Slash-Command trotzdem, aber die Absenderverifizierung entfaellt.
Mit dem Microsoft Entra SSO-Plugin können sich Teammitglieder mit ihrem Microsoft-Konto bei workYoo anmelden. Das Plugin nutzt Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) für Single Sign-On.
Die Redirect-URI für die Microsoft Entra App-Registrierung wird in den Plugin-Einstellungen angezeigt. Kopiere sie in die Entra-Konfiguration unter "Authentifizierung → Umleitungs-URIs".
Benutzer mit einer konfigurierten SSO-Domain sehen auf der Login-Seite den Button "Mit Microsoft anmelden". Nach Klick werden sie zu Microsoft weitergeleitet, authentifizieren sich dort und werden automatisch zurück zu workYoo geleitet.
Das Client Secret wird verschlüsselt gespeichert und ist nach dem Speichern nicht mehr im Klartext einsehbar. Die Authentifizierung erfolgt über den sicheren OAuth 2.0 Authorization Code Flow mit PKCE.
Unter Admin → Abrechnung findest du eine Übersicht über die Kosten deines Teams. Hier siehst du wie viele Mitglieder du hast, wie viel Speicher belegt ist, und kannst Speicherpakete buchen oder Gutscheine einlösen.
Wenn dein Speicher voll ist, erscheint ein Hinweis-Banner. Als Superadmin kannst du jederzeit zusätzliche 100-MB-Pakete buchen:
Mit „Dateien abgeschlossener Tasks löschen" kannst du Speicherplatz freigeben, ohne ein weiteres Paket zu buchen.
Gutschein-Codes können an drei Stellen eingelöst werden: bei der Registrierung, beim Erstellen eines neuen Teams oder auf der Abrechnungsseite. Mit dem Prüfen-Button kannst du vorab sehen, was der Gutschein enthält.
Bevor Speicherpakete gebucht werden können, muss eine Rechnungsadresse hinterlegt werden. Diese kann unter Admin → Abrechnung eingetragen werden (Firma oder Privatperson). Die Adresse wird für alle Rechnungen und die Kommunikation mit dem Zahlungsanbieter verwendet.
Über Stripe kann eine Zahlungsmethode (Kreditkarte, SEPA-Lastschrift) hinterlegt werden. Die monatliche Abrechnung erfolgt automatisch. Auf der Abrechnungsseite kannst du deine Zahlungsmethode verwalten und den bisherigen Rechnungsverlauf einsehen.
Die Abrechnungsseite zeigt dir eine detaillierte Aufschlüsselung: Mitglieder-Kosten, Speicher-Kosten, Gesamtkosten (netto + brutto) und eine Rechnungsvorschau für den aktuellen Monat.
Für die DSGVO-konforme Nutzung von workYoo wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) benötigt. Dieser regelt, wie personenbezogene Daten in deinem Team verarbeitet werden. workYoo nutzt dafür den externen Dienst DSGVOO.
Wenn für dein Team noch kein AVV hinterlegt ist, erscheint beim Anmelden ein blauer Hinweis-Banner am oberen Seitenrand. Dieser Banner ist nur für Team-Administratoren sichtbar und bietet vier Optionen:
Administratoren finden im Benutzermenü (oben rechts) unter Verwaltung den Punkt Datenverarbeitung. Darüber kann jederzeit der AVV über DSGVOO eingesehen oder verwaltet werden — auch nachdem der Banner bereits geschlossen wurde.
Mit der Spotlight-Suche findest du blitzschnell Tasks, Kunden und Protokolle — und kannst direkt neue Eintraege erstellen.
Tippe mindestens 2 Zeichen ein. Die Ergebnisse erscheinen in Echtzeit, gruppiert nach Aufgaben, Kunden und Protokollen. Klicke auf ein Ergebnis, um es zu oeffnen — Tasks oeffnen den Detail-Dialog, Kunden und Protokolle navigieren zur jeweiligen Seite.
Sobald du etwas eingegeben hast, erscheinen Buttons zum Erstellen: Task, Protokoll oder Kunde (nur Superadmin). Der eingegebene Text wird direkt als Titel/Name verwendet.
workYoo unterstuetzt Tastaturkuerzel fuer haeufige Aktionen auch ausserhalb der Suche. Kuerzel sind deaktiviert, solange ein Textfeld aktiv ist.
Der Schutz deiner Daten hat bei workYoo höchste Priorität. Hier ein Überblick über die wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen.
Alle hochgeladenen Dateien (Anhänge, Bilder, Dokumente) werden serverseitig mit AES-256-GCM-Verschlüsselung gespeichert. Die Schlüsselableitung erfolgt über PBKDF2 mit 100.000 Iterationen und individuellem Salt pro Datei. Die Originaldateien liegen nie unverschlüsselt auf der Festplatte. Auch sensible Datenbank-Felder (Plugin-Secrets, TOTP-Schlüssel) werden verschlüsselt gespeichert.
Die Anmeldung erfolgt über sichere, signierte Tokens mit serverseitiger Token-Revocation beim Logout. Optional kann Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) pro Benutzer aktiviert werden. Alle API-Eingaben werden mit Schema-Validierung geprüft. Passwörter werden ausschließlich als kryptographische Hashes gespeichert.
Jede Anmeldung erzeugt eine eigene Sitzung, die serverseitig gespeichert und validiert wird. Beim Ändern des Passworts werden automatisch alle anderen aktiven Sitzungen beendet. Beim Zurücksetzen des Passworts per E-Mail werden alle bisherigen Sitzungen ungültig. Plattform-Administratoren können zusätzlich alle Benutzersitzungen auf einmal beenden.
Jedes Team (Mandant) ist strikt voneinander getrennt — Daten eines Teams sind für andere Teams nie sichtbar. Innerhalb eines Teams regeln Rollen (Superadmin, Projektmanager, Mitglied) und Sichtbarkeitseinstellungen (öffentlich, nur Teilnehmer, privat) den Zugriff. Die API ist versioniert (/api/v1/) und durch umfangreiche Security-Header (CSP, Permissions-Policy, HSTS) geschützt.
Es werden täglich automatische, verschlüsselte Backups der Datenbank und aller Dateien erstellt. Diese werden für 30 Tage aufbewahrt, sodass im Notfall eine Wiederherstellung möglich ist.
Hochgeladene Dateien werden per Magic-Byte-Analyse anhand ihres tatsächlichen Inhalts geprüft (nicht nur anhand des Dateinamens). Potenziell gefährliche Dateitypen werden automatisch blockiert. Uploads sind zudem durch Rate-Limiting gegen Überlastung geschützt.
workYoo verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt.
workYoo setzt keine Drittanbieter-Cookies ein. Es findet kein Tracking und keine Weitergabe von Daten an externe Dienste statt.
Mit dem E-Mail-zu-Task-Plugin kann jedes Teammitglied E-Mails an eine persönliche workyoo-Adresse weiterleiten und daraus automatisch Aufgaben erstellen lassen. Betreff, Inhalt und Anhänge werden übernommen.
Der E-Mail-Betreff bestimmt den Tasknamen und kann optionale Steuerzeichen enthalten:
Beispiel-Betreff: Logo überarbeiten @max #marketing !hoch — erstellt die Aufgabe „Logo überarbeiten“, weist sie Max zu, ordnet sie dem Projekt Marketing zu und setzt hohe Priorität.
Der E-Mail-Body wird als Task-Beschreibung übernommen (HTML wird bereinigt). Anhänge werden als Task-Anhänge hochgeladen und dabei auf Viren gescannt.
Im Dashboard-Widget „E-Mail-zu-Task“ kann jeder Benutzer ein Standard-Projekt festlegen. Wenn im Betreff kein #projekt angegeben ist, wird die Aufgabe automatisch diesem Projekt zugeordnet.
Wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden kann (z. B. ungültiger Token), wird einmal pro Absender innerhalb von 24 Stunden eine automatische Antwort gesendet.
Mit dem Formulare-Plugin kannst du oeffentliche Webformulare erstellen, die ohne Login Tasks, Kunden und Kontakte in deinem Team anlegen. Ideal fuer Bug-Reports, Kontaktformulare, Auftragsannahme oder Support-Anfragen.
Jedes Formular kann konfigurieren, welche Objekte bei einer Einsendung automatisch erstellt werden:
Jedes Feld hat eine Bezeichnung, einen Typ (Text, Textarea, E-Mail, Telefon, Auswahl, Checkbox) und ein Ziel, das bestimmt, wohin der Wert gemappt wird:
Felder koennen als Pflichtfelder markiert werden. Bei Auswahlfeldern (Select) definierst du die moeglichen Optionen direkt im Formular-Editor.
Fuer jeden Task, der ueber ein Formular erstellt wird, kannst du folgende Voreinstellungen konfigurieren:
Formulare sind durch mehrere Schutzmechanismen abgesichert:
Jedes Formular erhaelt einen oeffentlichen Link, der ohne Login zugaenglich ist. Du kannst das Formular auch per iframe oder JavaScript-Snippet auf deiner eigenen Website einbetten. Der Token kann jederzeit neu generiert werden — der alte Link wird sofort ungueltig.
Formulare koennen den Status Aktiv, Pausiert oder Archiviert haben. Auf der Verwaltungsseite siehst du die Anzahl der Einsendungen heute und insgesamt.
Das Automatisierungen-Plugin ermoeglicht regelbasierte Workflows: Wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt und definierte Bedingungen erfuellt sind, werden automatisch Aktionen ausgefuehrt. So sparst du wiederkehrende manuelle Schritte.
Jede Automatisierungsregel besteht aus drei Teilen:
Folgende Ereignisse koennen eine Automatisierung ausloesen:
Bedingungen schraenken ein, wann eine Regel greifen soll. Mehrere Bedingungen werden mit UND verknuepft. Verfuegbare Felder und Operatoren:
Ohne Bedingungen wird die Regel bei jedem Auftreten des Triggers ausgefuehrt.
Wenn Trigger und Bedingungen zutreffen, werden folgende Aktionen ausgefuehrt:
Auf der Verwaltungsseite siehst du alle Regeln mit Trigger, Anzahl der Bedingungen und Aktionen. Regeln koennen aktiviert/deaktiviert, bearbeitet und geloescht werden. Deaktivierte Regeln werden nicht ausgefuehrt, bleiben aber gespeichert.
workYoo kann bei bestimmten Ereignissen automatisch HTTP-Anfragen (Webhooks) an externe URLs senden. So kannst du workYoo mit anderen Systemen verbinden — z. B. CRM, ERP, Slack, Zapier oder eigene Backends.
Webhooks werden sowohl bei Aktionen ueber die Public API als auch bei Aktionen innerhalb der App ausgeloest. Folgende Ereignisse sind verfuegbar:
Webhooks werden ueber die Public API verwaltet. Das Public-API-Plugin muss aktiviert sein.
Jeder Webhook sendet einen HTTP POST mit einem JSON-Body, der das Ereignis (event), einen Zeitstempel (timestamp) und die betroffenen Daten (data) enthaelt. Der Request enthaelt ausserdem einen X-Webhook-Secret-Header zur Verifikation.
Wenn der Empfaenger-Server nicht mit einem 2xx-Statuscode antwortet, wird der Webhook automatisch bis zu 3 Mal mit exponentieller Wartezeit erneut versucht.
Der KI-Assistent ist ein Chat-basiertes Plugin, das künstliche Intelligenz (Claude von Anthropic) nutzt, um dir bei der täglichen Arbeit in workYoo zu helfen. Du kannst Fragen stellen, Tasks erstellen, Dokumente durchsuchen und vieles mehr — alles per natürlicher Sprache.
Wichtig: Der KI-Assistent ist komplett optional. Solange er nicht aktiviert ist, werden keinerlei Daten an die KI übermittelt.
Der KI-Assistent erscheint als lila Button unten rechts. Klicke darauf, um das Chat-Fenster zu öffnen:
Unter Admin → Plugins → KI-Assistent → Einstellungen kann der Superadmin granular steuern, was die KI darf. Alle Einschränkungen werden serverseitig durchgesetzt — die KI kann sie nicht umgehen.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Daten erstellen | Erlaubt der KI, Tasks, Protokolle und Ansichten zu erstellen. |
| Vorhandene Daten auswerten | Erlaubt der KI, bestehende Daten zu durchsuchen und Fragen zu beantworten. |
| Einzelne Bereiche | Tasks, Projekte, Kunden, Teammitglieder, Protokolle, Wiki und Dokumente können einzeln freigeschaltet oder gesperrt werden. |
Deaktivierte Bereiche werden nicht an die KI übermittelt. Standardmäßig ist bei der Aktivierung nur das Erstellen erlaubt — die Auswertung muss bewusst freigeschaltet werden. Daten werden an Anthropic (USA) übermittelt und dort bis zu 30 Tage gespeichert, aber nicht zum Training verwendet.
Jedes Team erhält 50 kostenlose KI-Anfragen pro Monat. Zusätzliche Pakete (500 oder 2.000 Anfragen) können unter Abrechnung gebucht werden. Den aktuellen Verbrauch siehst du in den Plugin-Einstellungen und auf der Abrechnungsseite.
workyoo nutzt folgende Open-Source-Bibliotheken. Wir danken den Entwicklern für ihre Arbeit.
| Bibliothek | Lizenz |
|---|---|
| React | MIT |
| React Router | MIT |
| Zustand | MIT |
| Axios | MIT |
| @hello-pangea/dnd | Apache-2.0 |
| Tiptap | MIT |
| Recharts | MIT |
| react-pdf | MIT |
| DOMPurify | MPL-2.0 / Apache-2.0 |
| Mammoth | BSD-2-Clause |
| Socket.IO | MIT |
| Lucide Icons | ISC |
| Tailwind CSS | MIT |
| Vite | MIT |
| i18next | MIT |
| canvas-confetti | ISC |
| Express | MIT |
| PostgreSQL (node-postgres) | MIT |
| Zod | MIT |
| Helmet | MIT |
| Stripe | MIT |
| Nodemailer | MIT-0 |
| Multer | MIT |
| PDFKit | MIT |
| Tesseract.js | Apache-2.0 |
| bcryptjs | MIT |
| jsonwebtoken | MIT |
| sanitize-html | MIT |
| node-cron | ISC |
| dotenv | BSD-2-Clause |
Alle verwendeten Bibliotheken erlauben die kommerzielle Nutzung.